NUDA: cómo describir un fondo documental paso a paso

Qué es NUDA y de dónde sale

Alguien pide el expediente de una licitación de 2009. En el organismo nadie sabe con certeza si existe, en qué depósito está ni si puede entregarse completo. Eso no se arregla con un buscador: se arregla describiendo.

Describir, en archivística, no es listar cajas. NUDA lo define como el "proceso técnico que informa acerca del contenido de los documentos y representa la unidad de descripción y su contexto": qué documentos hay, quién los produjo, en ejercicio de qué función y en qué lugar del conjunto encajan. Sin esa capa, un depósito ordenado sigue siendo inconsultable.

NUDA —Norma Uruguaya de Descripción Archivística— es la respuesta nacional a ese problema. Se gestó en 2012 como "Proyecto SINDA", con el aval de la Dirección del Archivo General de la Nación (AGN), y la redactó una Comisión Interinstitucional de archivólogos de diez instituciones, asesorada por Antonia Heredia Herrera (España) y Vitor Manoel Marques da Fonseca (Brasil).

La resolución que la aprobó —la Resolución AGN N° 016/2016, del 22 de junio de 2016— dice dos cosas distintas. Primero adopta el texto "como norma técnica nacional en materia de descripción documental". Después, en un numeral aparte, recomienda su aplicación en las instituciones del Sistema Nacional de Archivos. Recomienda, no impone.

Eso no significa que describir sea opcional. Lo exigible viene del Decreto 355/012, reglamentario de la Ley 18.220: el artículo 6, literal b), manda "realizar una organización científica de los documentos en soporte tradicional o electrónica"; el artículo 9 condiciona la digitalización a que los documentos cuenten con instrumentos descriptivos; el artículo 12 obliga a facilitar esos instrumentos de descripción —"inventarios, índices, catálogos"—, o sea a ponerlos a disposición de quien consulta. La propia NUDA lo resume al repasar el contexto normativo uruguayo: "En estas leyes y sus decretos reglamentarios se resalta que los archivos deben estar organizados y descriptos". Describir es la obligación. NUDA es el cómo recomendado, y el único con respaldo nacional.

NUDA aplica las recomendaciones de ISAD(G) (2000), la norma general del Consejo Internacional de Archivos, y comparte su arquitectura de 7 áreas y 26 elementos. La diferencia importa: ISAD(G) declara esenciales para el intercambio internacional seis elementos —código de referencia, título, productor, fechas, extensión y nivel de descripción—, y NUDA fija ocho obligatorios para todos los niveles: esos seis más Evaluación documental y Nota del archivólogo. En criollo: acá una descripción no está completa si no dice qué se decidió sobre la conservación de esos documentos y quién firma lo que se afirma.

Los niveles de descripción

NUDA describe de arriba hacia abajo, en una jerarquía de seis niveles básicos. Cada uno es un escalón de agregación distinto:

• Fondo: los documentos producidos o acumulados por un mismo productor —una institución, una persona, una familia— en el transcurso de sus actividades y funciones. Es la unidad más amplia y el primer nivel. Para la Administración Central, NUDA precisa que el fondo es la unidad ejecutora del inciso correspondiente.
• Subfondo: una subdivisión del fondo que se corresponde con las subdivisiones administrativas o con las funciones del organismo. Una división, una dirección interna.
• Serie: "conjunto de documentos producidos de manera continuada como resultado de una misma actividad". Los expedientes de licitación, los legajos de personal, las actas. Suele ser el nivel donde un organismo hace pie.
• Subserie: NUDA la lista como nivel pero no la define; en la práctica es una subdivisión de la serie, cuando la actividad se ramifica.
• Unidad documental compuesta: un conjunto de piezas agrupadas por ser resultado de la misma actividad y proceso. Un expediente es el caso típico.
• Unidad documental simple: la pieza intelectualmente indivisible. Una resolución, un plano, una ficha.

Aparte queda la colección: un conjunto artificial, reunido con criterio subjetivo por alguna característica común y no por el ejercicio de una función. Se describe con las mismas reglas que un fondo, pero sin el elemento Nombre del productor, porque no hay uno.

Esto es la descripción multinivel, y NUDA fija cinco pautas: tomar al fondo como primer nivel; describir de lo general a lo particular; presentar los niveles inferiores como parte de un todo; vincular cada descripción con la inmediatamente superior; y dar en cada nivel la información que corresponde a ese nivel y no a otro.

Cuántos campos hay que llenar depende del nivel: los ocho obligatorios son el piso, no el techo. El Anexo 1 de NUDA (p. 81) marca cada elemento como obligatorio, recomendable u opcional, con una columna por nivel salvo subserie, que no tiene columna propia. La norma no publica totales: los de la tabla son un conteo propio de esos "OB".

El resto de los elementos son recomendables u opcionales según el nivel, y la norma es explícita en que eso "será decidido por el archivólogo a cargo de la descripción conforme a la necesidad concreta y/o las políticas institucionales".

Un ejemplo aplicado

Tomemos un caso genérico: la unidad ejecutora de un ministerio que gestiona obra pública, "la Dirección". Todos los datos son ilustrativos.

Nivel fondo. El fondo es la Dirección entera. El código de referencia se arma con tres piezas separadas por guión: el código de país según ISO 3166-1 (UY), la sigla de la institución que custodia y el código de la unidad según el cuadro de clasificación, el "instrumento fundamental en la gestión archivística que estructura de manera jerárquica y/o lógica el fondo": en criollo, el mapa de qué produce cada área y cómo se agrupa. Queda algo como UY-MXX-DIR. Van también el título y el nivel de descripción, obligatorios en todos los niveles. Las fechas van en formato ISO (1974/, con la barra y el espacio en blanco que indican una unidad todavía abierta) y la extensión en unidades físicas y metros: 1.240 cajas, 186 m, papel. Son obligatorias además la historia institucional —qué norma lo creó, qué competencias tuvo, con qué otros nombres se llamó—, la historia archivística —qué mudanzas o pérdidas explican el estado actual—, el alcance y contenido y la organización documental.

Nivel subfondo. La Dirección tiene tres divisiones con funciones propias: Administración, Obras y Jurídica. Cada una es un subfondo, y acá ya no se reescribe la historia institucional completa: se describe lo que distingue a esa división.

Nivel serie. Dentro de Obras, "Expedientes de licitación pública" es una serie: una actividad que se repite y produce documentos de manera continuada. Fechas extremas 1998-03-12/2024-11-30, 420 cajas, papel. Acá aparece el elemento que a un director le importa: Evaluación documental, que informa "cualquier acción de valoración, selección y disposición final (guarda permanente o eliminación)". Es donde se registra si la comisión institucional se expidió sobre esa serie y si hay tabla de plazos aprobada —el instrumento que fija, para cada serie, cuánto hay que conservarla antes de poder destruirla legalmente—. Si no hay comisión constituida, se consigna eso: la norma no permite dejar el campo vacío.

Nivel unidad documental compuesta. El expediente de la Licitación Pública N° 12/2019 —pliego, ofertas, informe de la comisión asesora, resolución de adjudicación, contrato— es el caso típico. NUDA no dice cuándo bajar hasta acá: es criterio profesional. El habitual es describirlo cuando el uso lo justifica —un expediente muy consultado o probatorio, no los 6.000 de la serie—. Y la resolución de adjudicación, sola, sería una unidad documental simple: por la misma razón, se llega ahí por excepción.

Cada descripción da lo que corresponde a su nivel y se vincula con la superior; ISAD(G), la norma en que NUDA se basa, lo formula además como regla expresa de no repetición. En todos los niveles, sin excepción, va la Nota del archivólogo con quién elaboró y quién revisó.

Errores frecuentes

Confundir descripción con inventario de ubicación. Una planilla que dice "caja 314, estante B" resuelve dónde está algo, no qué es ni de qué proceso salió. Sin contexto, la caja es opaca aunque esté ubicada.

Empezar por el documento. Describir pieza por pieza sin haber definido el fondo y sus series contradice la primera pauta de NUDA y produce miles de fichas que no se pueden agrupar después.

Describir sin cuadro de clasificación. El código de referencia exige el código de la unidad "de acuerdo al cuadro de clasificación". Si el cuadro no existe, no hay código posible: la clasificación es un paso previo, no un resultado de la descripción.

Saltear Evaluación documental porque todavía no hay tabla de plazos aprobada. Es obligatorio en todos los niveles. Lo que corresponde es declarar el estado real, aunque ese estado sea que no se conformó la comisión.

Dejar la descripción sin firma. La Nota del archivólogo es obligatoria en todos los niveles. Una descripción sin responsable nombrado no es auditable ni actualizable.

Creer que el software resuelve la norma. NUDA aclara que puede aplicarse "igualmente en archivos que no han sido informatizados". Vale la recíproca: cargar un sistema sin cuadro de clasificación ni niveles definidos reproduce el desorden con mejor tipografía.

Qué significa para tu organismo

La obligación de tu organismo no es "usar NUDA": es tener sus documentos organizados y descriptos, y poder facilitar esos instrumentos a quien los pida. NUDA es la forma recomendada por el AGN de cumplir eso, y adoptarla no agrega carga respecto de describir con criterio propio: evita tener que rehacer después el trabajo con otro criterio y vuelve la descripción comparable con la de otras instituciones.

Antes de presupuestar el proyecto, entender el orden. La secuencia que sigue es criterio profesional, no mandato normativo. Primero se identifica el productor y se arma el cuadro de clasificación; recién ahí se describe: fondo, después series, y solo por excepción se baja al expediente. Un proyecto que arranca por escanear expedientes sueltos va a tener que empezar de nuevo.

También conviene saber qué no resuelve NUDA: no fija plazos de conservación —eso es la tabla de plazos y la Comisión de Evaluación Documental de la Nación— ni arma el cuadro de clasificación por vos.

Por último, una distinción que suele confundirse en las reuniones de dirección: el Decreto 355/012 obliga a facilitar los instrumentos de descripción, no a publicarlos en línea. Publicar es una decisión de política de acceso, no una exigencia normativa. Si tu organismo la toma, la descripción normalizada es lo que la vuelve posible: los niveles de NUDA son la estructura que un catálogo público necesita para que alguien navegue de un fondo a una serie y de ahí a un expediente. Es el punto donde una herramienta como Memora tiene sentido, y solo después de que la descripción exista.